Artikel 2 | Februar 2011 | Word 2010

Nummerierung und Inhaltsverzeichnis



Der Weg zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses in Word ist zum Teil so komplex, dass es einen schnell in den Wahnsinn treiben kann. Selbst die wunderbar aufpolierte Oberfläche der aktuellen Version 2010 birgt unter der Oberfläche eine Fülle von Kontextmenüs, die das einfache Erstellen negativ vereinfachen. Die Grundproblematik beginnt bei den undurchsichtigen Formatvorlagen für Überschriften, geht über die Zuordnung von Ebenen weiter und endet bei der Erkenntniss, dass Inhaltsverzeichnisse am sichersten per Hand erstellt werden, oder man auf LATEX umswitchen sollte.

Die nachfolgende Anleitung erstellt ein automatisiertes Inhaltsverzeichnis, welches auf eine automatische Nummerierung der Überschriften aufbaut.

1. Eine neue Vorlage erstellen

Zunächst wird in Word eine komplett neue Datei angelegt damit keine Altlasten, wie bereits erstellte Formatvorlagen, übernommen werden.

Word 2010

Datei » Neu » Meine Vorlagen » Persönliche Vorlagen » Neues Dokument » Neu erstellen » Vorlage » OK

Die neue Vorlage enthält nun alle Standardvorlagen von Word, auch die Vorlagen für Überschriften.

2. Überschriften einfügen und formatieren

Als nächstes werden Überschriften eingefügt, um jeder Überschrift die entsprechende Formatierung und Ebene zuzuweisen.

Beispiel

Universum, Galaxie, Sonnensystem, Planeten, Kontinente, Länder, Städte.

Zur Formatierung der Überschriften werden die Formatvorlagen von Word verwendet, die bereits Ebenenzuweisungen enthalten. Durch die Ebenenzuweisung wird den Überschriften eine Hierarchie zugeordnet, was für die spätere Nummerierung wichtig ist.

Beispiel

Ebene 1: Universum, Ebene 2: Galaxie, Ebene 3: Sonnensystem ...

Durch das Öffnen des Formatvorlagenfensters kommen die Formatvorlagen zum Vorschein.

Word 2010

Start » Formatvorlagen » Erweitern

Alt + Strg + Umschalt + S

Den im Fenster Formatvorlagen angezeigten Überschriften 1 und 2 sind bereits Ebenen zugeordnet. Bleibt man mit der Maus über einer dieser Überschriften, erkennt man unter dem Punkt Gliederungsebene die zugewiesene Ebene.

Das Fenster Formatvorlagen

Abb. 1:

Das Fenster Formatvorlagen.

Durch das Markieren der ersten Überschrift (im Beispiel Universum) und einen Klick auf Überschrift 1 im Fenster Formatvorlagen wird dieser Überschrift die Ebene 1 zugeordnet. Die Überschrift Galaxie wird mit der Formatvorlage Überschrift 2 formatiert usw.

Sobald die letzte verfügbare Überschriftenebene im Fenster Formatvorlagen angewandt wird, wird automatisch die nächsthöhere Ebene erzeugt.

3. Formatvorlagen anpassen

Die von Word vorgegebenen Formatvorlagen für Überschriften entsprechen häfig nicht dem Wunsch des Nutzers. Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten die bestehenden Formatvorlagen zu ändern.

Die vorgefertigten Stil-Sets bieten zahlreiche Kombinationen aus Schrift, Farbe und Schriftbild.

Word 2010

Start » Formatvorlagen » Formatvorlagen ändern » Stil-Sets

Die manuelle Änderung der Formatvorlagen empfiehlt sich bei der Erfordernis eines einheitlichen Schriftbildes über das gesamte Dokument.

Fenster Formatvorlagen

Pfeil rechts neben der Formatvorlage » Ändern

Das Fenster Formatvorlage ändern beinhaltet alle wichtigen Formatierungsmöglichkeiten. Von Interesse ist häfig nur der Abschnitt Formatierung.

Fenster Formatvorlage ändern

Abb. 2: Das Fenster Formatvorlage ändern.

Der Abschnitt Formatierung enthält die wichtigsten Änderungsmöglichkeiten.

Mit Klick auf OK ist die entsprechende Formatvorlage der Überschrift formatiert. Gleiches wird bei Bedarf mit allen anderen im Dokument genutzten Formatvorlagen durchgeführt.

4. Überschriften nummerieren

Um Word anzugeben, was nummeriert werden soll, genügt ein Anklicken der ersten Überschrift (im Beispiel Universum). Da die Ebenenzuweisung und somit die Hierarchie der Überschriften definiert ist, kann Word die Überschriften in einer Liste über- und unterordnen.

Beispiel

Ebene 1: 1 Universum, Ebene 2: 1.1 Galaxie, Ebene 3: 1.1.1 Sonnensystem ...

Das Hinzufügen einer Liste mit mehreren Ebenen erstellt die gewünschte Nummerierung der Überschriften im Dokument.

Word 2010

Start » Absatz » Liste mit mehreren Ebenen » Listenbibliothek » entsprechende Liste auswählen

Fenster Liste mit mehreren Ebenen

Abb. 3:

Das Fenster Liste mit mehreren Ebenen.

Bestimmte Listentypen enthalten bereits die Verknüpfungen zu Überschrift 1, Überschrift 2 usw. Durch einen Klick auf einen solchen Listentyp werden die Nummerierungen automatisch allen im Dokument enthaltenen Überschriften zugefügt.

Überschriften mit Nummerierungen

Abb. 4:

Überschriften mit Nummerierungen.



Die Überschriften sind nun korrekt nummeriert. Die Nummerierung wurde automatisch zu den Überschriften im Fenster Formatvorlagen hinzugefügt. Die Formatierung der Nummerierung wurde aus den Formatierungen der Überschriften übernommen. Falls gewünscht, können jetzt noch Abstände und Einzüge der Nummerierungen über das Fenster Formatvorlage ändern (Abb. 2) angepasst werden.

5. Inhaltsverzeichnis anlegen

Nachdem die automatische Nummerierung der Überschriften funktioniert und eine Ebenenverknüpfung gewährleistet ist, kann das Inhaltsverzeichnis erstellt werden.

Word 2010

Start » Verweise » Inhaltsverzeichnis » Inhaltsverzeichnis einfügen

Das Fenster Inhaltsverzeichnis öffnet sich und bietet, nach Klick auf Ändern, Möglichkeiten zur Formatierung der Einträge im Inhaltsverzeichnis.

Fenster Formatvorlage

Abb. 5: Das Fenster Formatvorlage für Indizes.

Mit Klick auf Ändern gelangt man zum

Fenster Formatvorlage ändern (s. Abb. 2).

Die Formatierungen der Überschriften aus dem Dokument werden nicht übernommen, sondern neue Formatvorlagen angelegt, die als Verzeichnisse bezeichnet werden.

Beispiel

Ebene 1: Verzeichnis 1, Ebene 2: Verzeichnis 2, Ebene 3: Verzeichnis 3 ...

Der grundsätzliche Unterschied zwischen den Verzeichnissen besteht im Einzug, der parallel zur Ebene ansteigt. Mit Klick auf Ändern erscheint das bereits bekannte Fenster Formatvorlage ändern (Abb. 2). Hier kann, neben Schriftart und -größe, der Einzug geändert werden.

Fenster Formatvorlage ändern

Format » Absatz... » Abschnitt Einzug » Links » X,XX cm

Mit Klick auf OK gelangt man wieder in das Fenster Formatvorlage ändern und mit einem weiteren Klick auf OK wird die Formatvorlage gespeichert. Zurück im Fenster Inhaltsverzeichnis sollte die Anzahl der Ebenen gegebenenfalls nach oben korrigiert werden, damit alle im Dokument verwendeten Überschriften auch im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden.

Fenster Inhaltsverzeichnis

Abschnitt Allgemein » Ebenen anzeigen » 3 oder mehr

Ein weiterer Klick auf OK erstellt das selbst formatierte Inhaltsverzeichnis.

Das erstellte Inhaltsverzeichnis

Abb. 6: Das erstellte Inhaltsverzeichnis.

Während des Schreibens im Dokument entstehen unter Umständen weitere Überschriften. Diese werden nicht automatisch ins Inhaltsverzeichnis eingefügt. Das Inhaltsverzeichnis muss von Hand aktualisiert werden.

Inhaltsverzeichnis

Rechte Maustaste » Felder aktualisieren » Gesamtes Verzeichnis aktualisieren » OK

In das Inhaltsverzeichnis werden nun die neuen Überschriften eingefügt.

Artikel 2 | Februar 2011 | Word 2010

Ziel

Erstellung einer Vorlage mit Überschriften, die automatisch nummeriert werden und eines Inhaltsverzeichnisses in Microsoft Word 2010.

Navigation

Schnellanleitung

Zu Beginn wird eine neue Vorlage mit unveränderten Formatvorlagen erstellt. Die Überschriften werden ins Dokument eingefügt und mit den vorgegebenen Formatvorlagen aus dem Formatvorlagenfenster (Alt + Strg + Umschalt + S) als Überschrift 1, 2, 3 usw. formatiert. Die Formatvorlagen können über den Pfeil neben der Formatvorlage geändert werden. Sind alle Überschriften formatiert wird eine neue Liste mit mehreren Ebenen über die Gruppe Absatz einfügt und anschließend ein Inhaltsverzeichnis über den Reiter Verweise angelegt.